Digitalisierung trifft auf analoge Personal­verwaltung

Die Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Dr. Dienst & Partner hat ein Personalmanagement-System eingeführt. Über Motive, Erfahrungen und Effekte hat Alexander Sieben mit Dr. Julia Schneider, geschäftsführende Partnerin bei Dr. Dienst & Partner, gesprochen.

Alle reden von Digitalisierung, aber häufig bleiben Ideen unkonkret und kommen nicht recht voran. Sie haben ein Projekt zur Einführung eines Personalmanagement-Systems auf den Weg gebracht. Was war der Auslöser dafür?

Dr. Julia Schneider: Die Gruppe Dr. Dienst & Partner ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Wir haben in der Gruppe rund 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In der Personalabteilung wurden die Mitarbeiterakten als klassische Akte angelegt und verwaltet. Dieses Prinzip hat gut funktioniert, als wir noch wesentlich kleiner und die Wege kürzer waren. In den letzten Jahren sind wir stark gewachsen und haben neue Standorte dazu genommen. Da kann der Vorgesetzte nicht mehr alles im Kopf haben und hat auch nicht immer die Möglichkeit, mal schnell in der Personalabteilung vorbeizuschauen und in der Akte nachzuschlagen, wenn er Informationen benötigt. Hinzu kam, dass es für uns immer schwieriger und aufwändiger wurde, Auswertungen und Reports zu erstellen, weil wir die Informationen aus verschiedenen Quellen händisch erfassen und zusammenführen mussten. Es kam in der Partnerschaft immer stärker der Wunsch auf, Informationen quasi auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben. Folglich haben wir die Idee zur Einführung einer digitalen Personalakte entwickelt. Mit dem neuen System wollen wir zeigen, dass wir Teil der neuen Zeit sind und uns nicht darauf ausruhen, eine überaus erfolgreiche, renommierte, überregional aufgestellte Kanzlei zu sein. Mir kommt es darauf an, dass wir mit diesem Schritt eine völlig neue Qualität erreichen.

Aus dem Wunsch nach einer digitalen Personalakte ist die Einführung eines Personalmanagement-Systems geworden mit einer Vielzahl an möglichen Funktionalitäten. Wie kam es dazu?

Dr. Julia Schneider: Im ersten Schritt haben wir mit externer Unterstützung unsere Anforderungen definiert. Im Kern ging es uns um die digitale Personalakte. Bei Beschäftigung mit dem Thema wurde uns aber schnell klar, dass wir mit Hilfe der Digitalisierung in vielen Bereichen in der Personalarbeit an Effizienz und Effektivität gewinnen können. Wir haben uns dann mögliche Lösungsanbieter angeschaut und nach dem Prinzip „Think big – start small“ unser Vorgehen zur Implementierung geplant. Bei der Auswahl haben wir sowohl auf die Bedienerfreundlichkeit, auf look & feel, aber natürlich auch auf die möglichen Funktionalitäten und Ausbaustufen geschaut.

Es heißt immer, dass Digitalisierung auch viel mit Change Management zu tun hat. Wie waren Ihre Erfahrungen hier?

Dr. Julia Schneider: Begeisterung und Skepsis lagen nahe beieinander. Schließlich ging es darum, ein funktionierendes System und eingespielte Abläufe neu zu denken. Sehr kontrovers diskutiert wurde die Frage, ob wir ein Cloudbasiertes System zulassen. Mit dem Fortschreiten des Projektes haben die Beteiligten erkannt, welche Chancen und Verbesserungen sich hieraus ergeben. Und das hat einen echten Schub gebracht.

Vorhandene Personalakten, die zum Teil über Jahrzehnte angewachsen sind, zu digitalisieren, ist ein echter Kraftakt. Wie sind Sie diesen Schritt angegangen?

Dr. Julia Schneider: In der Tat haben wir diesen Punkt anfänglich unterschätzt. Aber uns war klar, dass wir da durch müssen. Wir haben einen Prozess aufgesetzt, der so abgesichert war, dass unsere Akten nachweislich revisionssicher digitalisiert wurden. Die Unterlagen wurden aufbereitet, sortiert und dann Akte für Akte eingescannt und die Dokumente entsprechend den Kategorien zugeordnet. Zum Teil mussten noch Informationen händisch nachgepflegt bzw. über den Import von Listen eingespielt werden. Ein Zugeständnis war, dass wir die Papierakten nicht vernichten, sondern im Archiv aufbewahren. Ich bin mir aber sicher, dass wir da nie mehr wirklich ran müssen.

Welche Funktionalitäten decken Sie jetzt mit dem Personalmanagement-System ab und welche Ausbaustufen haben Sie geplant?

Im ersten Schritt haben wir die rund 80 Personalakten für den Standort Koblenz digitalisiert. Sukzessive wollen wir weitere Standorte hinzunehmen. Der Urlaubsprozess und die Krankmeldung erfolgen im Self-Service über das System. Das alleine führt schon zu einer wesentlichen Entlastung. Darüber hinaus nutzen wir den sogenannten Zeugnisgenerator und werden künftig auch Arbeitsverträge mit Hilfe des Systems erstellen. Über die Reportingfunktionen können wir Auswertungen und Analysen wesentlich schneller und granularer erstellen. Die Zeiterfassung erfolgt bei uns – anders als in klassischen Unternehmen – nicht über das Personalmanagement-System sondern über die Leistungserfassung von DATEV.

In der nächsten Ausbaustufe wollen wir den gesamten Bewerbungsprozess digitalisieren. Bewirbt sich jemand auf unserer Karriereseite, fließen die Informationen automatisch in das HR-System. Wir können uns dann gesammelt und kollaborativ einen Überblick verschaffen und nicht passenden Bewerbern mit nur einem Klick absagen. Stellen wir eine Bewerberin ein, können wir sie direkt als neue Mitarbeiterin anlegen, ohne die Daten noch einmal händisch einzutragen. Das wird für uns im Tagesgeschäft einen echten Mehrwert bieten und die Geschwindigkeit in den Bewerbungsprozess bringen, die Bewerber zu Recht von uns erwarten und die unserem Anspruch entspricht. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir damit problemlos die umfangreichen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung hinsichtlich der fristgerechten Löschung von Bewerberdaten erfüllen.

Was ist Ihr Rat an Kanzleien, die vor ähnlichen Überlegungen stehen?

Überlegen Sie genau, welche Funktionalitäten Sie nutzen wollen, und gehen Sie bei der Implementierung schrittweise vor. Und lassen Sie nicht alle Wünsche zu. Denn sonst wird ein solches Projekt schnell zu mächtig. Bei der Systemauswahl sollten Sie darauf achten, dass die geplanten Ausbaustufen auch durch den Leistungsumfang des Anbieters abgedeckt werden. Wichtig ist zudem, die notwendigen Ressourcen bzw. Kapazitäten realistisch zu planen. Die Implementierung hätten wir alleine mit eigenen Kräften nicht in der relativ kurzen Zeit von 5 Monaten von der Auswahl bis zum Go live geschafft. Wir sind froh, dass wir uns zu diesem Schritt entschieden haben, denn wir sehen ganz klar die positiven Effekte, was Geschwindigkeit, Effizienz und Qualitätssicherung angeht.